Posts Tagged: manajemen pipa perwakilan penjualan

Membangun Prosedur Administrasi Dokumen

Area khusus sistem ejen program seperti tempat di mana dokumen dapat dikumpulkan atau terlepas dari apakah server lain dapat diprediksi atau tidak (sebagian besar teknik administrasi dokumen termasuk server yang berdiri sendiri) harus dievaluasi sebelum membuat pilihan.

Metode administrasi dokumen membuat “profil” atau “templat” untuk membantu membuat perusahaan lebih mudah dan memfasilitasi pencarian karakteristik yang lebih cepat. Beberapa profil atau template biasa adalah Shopper, Matter, Sort of Doc, Writer, dan lain sebagainya. Penting untuk mengidentifikasi apakah templat/profil ini benar atau ketika perusahaan Anda membutuhkan lebih banyak profil. Dengan situasi ini Anda harus meminta profil yang diperlukan. Untuk melakukan itu, pemikiran di bawah ini perlu diklarifikasi:

* Profil apa yang harus dimiliki bisnis Anda?

* Bagian atau departemen apa yang membutuhkan banyak template?

* Bagaimana email, faks, atau bentuk informasi elektronik lainnya harus ditangani?

* Apakah ada fungsi lain yang harus dimasukkan ke dalam prosedur?

File lama

Pertanyaan penting lainnya yang perlu diingat ketika membuat program manajemen dokumen adalah:

Apa yang ingin Anda lakukan dengan dokumen saat ini? Hampir setiap perusahaan bisnis memiliki sejumlah dokumen penting yang dibuat sebelum menggunakan metode manajemen dokumen dan karenanya tidak diakses lagi secara umum hanya karena mereka telah menjadi usang atau bahkan tidak digunakan lagi. Dalam upaya untuk mengatur dokumen-dokumen lama ini, rekomendasi kami adalah bahwa Anda membuat tim untuk mereka semua, yang kemudian diubah ke prosedur baru oleh pembeli setiap kali mereka mengakses semua ini dengan pertama kali. Dengan menggunakan metode ini, aktivitas ini akan menjadi lebih sederhana dan memilih waktu yang jauh lebih sedikit; dan untuk penjelasan itu, itu bisa lebih murah dibandingkan dengan mengubah semua file usang ke program yang mengesankan segera.

Hampir beralih dari hanya satu metode dokumen yang sedang berjalan ke yang lain, prosesnya mungkin mencakup beberapa kemungkinan konversi/migrasi yang memfasilitasi membalik data yang lebih matang dengan cepat. Ini mungkin juga menjadi poin untuk dipikirkan ketika memilih metode administrasi dokumen.

Mengintegrasikan program manajemen dokumen kami dengan perangkat lunak komputer bisnis kami yang ada

Pastikan proses administrasi dokumen yang diusulkan dapat benar-benar hanya terintegrasi dengan program yang biasanya digunakan oleh organisasi Anda dan dengan program lain yang lebih jarang digunakan.

Hampir semua metode administrasi dokumen tidak akan dapat diintegrasikan dengan paket perangkat lunak database yang sangat umum. Oleh karena itu, Anda perlu menilai secara memadai program-program yang akan digunakan di perusahaan Anda beserta kompatibilitasnya dan standar integrasinya dengan proses manajemen dokumen untuk dipraktikkan.

Menyematkan email ke program administrasi dokumen Anda

Dengan dorongan eksponensial surat elektronik, kemampuan untuk mengatur e-mail menjadi sangat berharga. Bundling semua surat elektronik (serta lampirannya) ke dalam satu tempat penyimpanan dokumen, bersama dengan dokumen organisasi, file yang dipindai, dan sebagainya. menjadi jauh lebih penting.

Surat digital dan pesan surat elektronik terkait klien yang dikirim dan/atau diberikan oleh berbagai rekan kerja harus dimasukkan dengan benar ke dalam sistem manajemen dokumen Anda; agar mereka terbuka untuk setiap staf (atas otorisasi yang sesuai) yang harus memasukkan mereka semua untuk target fungsi. Selain itu, sangat penting bagi Anda untuk mengevaluasi bagaimana email yang sudah ada sebelumnya yang telah disimpan sebelumnya harus ditangani. Untuk alasan itu, perusahaan bisnis perlu membuat pedoman yang diarahkan untuk menafsirkan bagaimana pesan email perlu disimpan dari proses manajemen dokumen.

Memindai

Di dalam budaya kita, di mana pun kita menggunakan semakin sedikit kertas konvensional, pemindaian dokumen semakin dituntut. Sebuah perusahaan dituntut untuk menjadi semakin ekonomis, mencoba untuk mengurangi ruang atau ruang yang disediakan untuk penyimpanan dokumen atau membuat data lebih tersedia dengan memindainya. Sekali lagi, solusinya didasarkan pada penggunaan program manajemen dokumen yang hebat.